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工作中使用企业邮箱的技巧有哪些?

发布日期: 2020-03-29 16:45:50

        企业邮箱目前已经是企业办公和信息化的必备工具,其在企业的发展扮演着工作应用、员工管理、资料累积、信息保密、形象营销等多种角色。合理便捷的使用企邮,可以为我们的日常办公和商务来往提供莫大的帮助和潜在的益处,那么在日常工作中使用企业邮箱有哪些技巧呢?下面简单为您概述。
 
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一、收件人、抄送人:
 
1、收件人,是必须要看和处理的人,并给予发件人反馈;
 
2、抄送人,是知晓者,不需要对这封邮件进行回复。
 
二、邮件格式:
 
1、称呼,对待不同的人要有不同的称呼,要做到尊敬、礼貌,工作邮件中尽量不要有太随便的称呼和用词,要正式规范;
 
2、落款,一般工作邮件中都会设置好自己的签名,包含自己的姓名、部门、联系方式,都会显示在邮件最下方,以方便收件人可以了解并可以随时联系到收件人。
 
三、邮件名称:
 
1、邮件名称要简明扼要,让收件人一目了然,知晓事情原委;
 
2、如果是非常紧急的状态可在邮件名称前面加感叹号,这样收到的人就会优先处理。
 
四、邮件正文:
 
1、正文主要是描述事件始末,用词要正式,不要使用口头用语,尽量条理清晰,简明扼要,核心意思明确;
 
2、标点符号的使用上,少用感叹号,尤其是连用几个感叹号,会给人压迫感,感叹号是加重语气的,加强事件紧急性的,一般情况下慎用。
 
五、发送邮件的目的:
 
1、向上级汇报工作进度的,需要有几个信息:事情本身、涉及到的人员、时间点以及进度,最后这件事情达到什么样的效果,或者是造成什么样的影响;
 
2、向上级询问某件工作的解决办法,除了描述清楚事情原委外,对于问题,需要自己先想好多个解决办法,再寻求领导的意见,而不是把问题直接抛给领导来做决定;
 
3、需要其他同事协助并给予反馈的,需更加谨慎,言语中尽量避免指责对方,或者推脱责任,要用中立的态度描述始末,不能给对方留下把柄。需要得到反馈的,在邮件中要表明应反馈的时间节点,这样收件人也可以根据时间来给你反馈,避免了无限期的等下去;
 
4、对于非总结性邮件,都需要后续追踪事件发展的进度,及时的在每个节点,或者在某个进度完成后再追封邮件来向所有人说明,这样做事才是有始有终。
 
六、邮件归档:
 
1、对于垃圾邮件或者无用邮件可定期删除,释放邮件内存,方便查找;
 
2、工作时间越久,会累计很多邮件,可以在收件箱里按照不同的工作性质,将邮件进行分类整理,使用不同的文件夹进行归纳,有利于事后查找。
 
        企业邮箱使用其实并不复杂,但是正确掌握使用方法,合理应用使用技巧,则可以为我们的工作避免很多无效的沟通,更好的做到权责分明,同时在日常的工作报备和客户往来中更为正式和严谨,起到事半功倍的效果。